RECHTLICHES
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: 19. Oktober 2026
1. Geltungsbereich und Vertragsschluss
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der Praxissoftware „Koala - Praxissoftware“ (nachfolgend „Koala“) zwischen der K86 GmbH, Kurfürstendamm 167/168, 10707 Berlin (nachfolgend „Anbieter“, Angaben im Impressum) und der Praxis (nachfolgend „Praxis“).
(2) Koala richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Privatpraxen für Psychotherapie, Coaching und Beratung. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.
(3) Der Vertrag kommt durch die Registrierung der Praxis und die Bestätigung durch den Anbieter oder durch eine gesonderte schriftliche Vereinbarung zustande.
2. Begriffe
„Benutzer:in“ ist eine Person, die für die Praxis mit einem eigenen Zugang arbeitet. „Praxisdaten“ sind alle Daten, die die Praxis und ihre Benutzer:innen in Koala einstellen, einschließlich der Daten von Patient:innen. „Zusatzmodule“ sind kostenpflichtige Erweiterungen wie das DSGVO-KI-Paket und die Eigene Website. „Credits“ sind Verbrauchseinheiten für KI-Funktionen.
3. Leistungsumfang
(1) Der Anbieter stellt Koala als Software-as-a-Service über das Internet bereit. Der Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website; maßgeblich ist der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vereinbarte Tarif „Koala All-in-One“ einschließlich etwaig gebuchter Zusatzmodule.
(2) Der Anbieter entwickelt Koala laufend weiter. Änderungen sind zulässig, soweit sie für die Praxis zumutbar sind und die vereinbarten Hauptleistungen nicht beeinträchtigen.
(3) Zusatzmodule (DSGVO-KI-Paket, Eigene Website) können gesondert hinzugebucht und mit der für sie vereinbarten Frist beendet werden.
4. Verfügbarkeit
(1) Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel. Nicht eingerechnet werden angekündigte Wartungsfenster, die der Anbieter rechtzeitig vorab mitteilt.
(2) Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind Unterbrechungen durch höhere Gewalt sowie durch Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, insbesondere Ausfälle von Telekommunikations- und Stromnetzen oder Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen.
5. Support
(1) Der Support ist über die Supportanfrage in der Software sowie per E-Mail erreichbar. Anfragen werden nach Priorität bearbeitet: Störungen, die den Praxisbetrieb ganz oder wesentlich beeinträchtigen, haben Vorrang vor allgemeinen Anfragen.
(2) Ein Zugriff des Supports auf Praxisdaten erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher, befristeter Freigabe durch die Praxis für ausgewählte Bereiche. Die Freigabe kann jederzeit widerrufen werden und endet spätestens automatisch nach Ablauf der gewählten Frist.
6. Pflichten der Praxis
(1) Die Praxis hält ihre Zugangsdaten geheim, vergibt Rollen und Rechte sorgfältig und sorgt für die erforderlichen Systemvoraussetzungen (aktueller Browser, Internetzugang).
(2) Die berufsrechtliche Verantwortung für die Dokumentation, die Rechnungsinhalte und die Einhaltung der Schweigepflicht verbleibt bei der Praxis.
(3) KI-Vorschläge sind Hilfsmittel. Die Praxis prüft jeden KI-Vorschlag fachlich, bevor sie ihn verwendet.
(4) Bei Aufnahmen von Sitzungen holt die Praxis die erforderliche Einwilligung der Patient:innen ein und dokumentiert sie.
7. Nutzungsrechte und Verbote
(1) Die Praxis erhält das einfache, nicht übertragbare Recht, Koala während der Vertragslaufzeit für den eigenen Praxisbetrieb zu nutzen.
(2) Untersagt sind insbesondere: die Weitergabe von Zugängen an Dritte, das Auslesen fremder Daten, Angriffe auf die Betriebssicherheit sowie jede Nutzung, die gegen geltendes Recht verstößt.
8. KI-Funktionen und Credits
(1) Die KI-Funktionen sind ein optionales Zusatzmodul und für jede Praxis zunächst ausgeschaltet. Sie sind ein Hilfsmittel für Text und Dokumentation; sie stellen keine Diagnosen, sind kein Medizinprodukt und ersetzen keine fachliche Prüfung.
(2) KI-Funktionen werden über Credits abgerechnet. Die Gewichtung der einzelnen Aktionen ergibt sich aus der aktuellen Übersicht in der Software. Änderungen der Gewichtung kündigt der Anbieter vorab an.
(3) Monatlich enthaltene Credits verfallen am Ende des Kalendermonats; nachgekaufte Credits verfallen zwölf Monate nach dem Kauf. Eine Auszahlung nicht verbrauchter Credits ist ausgeschlossen.
9. Import-Service
(1) Auf Wunsch übernimmt der Anbieter Daten aus der bisherigen Software der Praxis. Die Praxis wirkt mit, insbesondere durch die Bereitstellung geeigneter Exporte und die Beantwortung von Klärungsfragen.
(2) Vor der Übernahme erhält die Praxis eine schreibgeschützte Vorschau mit Zusammenfassung und Stichproben. Die Übernahme erfolgt erst nach ausdrücklicher Abnahme durch die Praxis.
(3) Der Import-Service ist bei Vertragsbeginn mit Wechselangebot kostenfrei, im Übrigen kostet er einmalig 299 € netto.
10. Vergütung und Zahlung
(1) Die Vergütung richtet sich nach der bei Vertragsschluss vereinbarten Preisliste. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
(2) Das Monatsentgelt ist monatlich im Voraus fällig. Weitere Benutzer:innen werden anteilig ab dem Zeitpunkt der Einrichtung berechnet.
11. Zahlungsverzug und Sperrung
(1) Bei Zahlungsverzug mahnt der Anbieter die Praxis und setzt eine angemessene Nachfrist. Erst nach fruchtlosem Ablauf der Nachfrist darf der Anbieter den Zugang sperren.
(2) Ein Lesezugriff zum Zweck des Datenexports bleibt der Praxis auch während einer Sperrung erhalten.
12. Preisanpassung
(1) Der Anbieter kann die Preise höchstens einmal pro Kalenderjahr mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen anpassen. Während der Mindestlaufzeit eines Wechselangebots findet keine Preisanpassung statt.
(2) Bei einer Preisanpassung kann die Praxis den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens außerordentlich kündigen.
13. Laufzeit und Kündigung
(1) Bei Vertragsschluss mit Wechselangebot beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate; danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Ohne Wechselangebot ist der Vertrag monatlich abschließbar und monatlich kündbar.
(2) Die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Monatsende. Die Kündigung bedarf der Textform.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
14. Vertragsende
(1) Die Praxis kann ihre Daten jederzeit und insbesondere bei Vertragsende in gängigen Formaten exportieren.
(2) Nach Vertragsende erhält die Praxis für 30 Tage einen Lesezugang zur Datenmitnahme. Danach werden die Praxisdaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
(3) Die Praxis bleibt für ihre eigenen Aufbewahrungspflichten verantwortlich, insbesondere für die Aufbewahrung der Behandlungsdokumentation nach § 630f BGB.
15. Gewährleistung
(1) Die Praxis zeigt Mängel unverzüglich an. Der Anbieter behebt Mängel innerhalb angemessener Frist.
(2) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.
16. Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
(2) Bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter auch bei einfacher Fahrlässigkeit, begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens jedoch in Höhe der zwölf letzten Monatsentgelte.
(3) Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
17. Datenschutz und Schweigepflicht
(1) Der Anbieter verarbeitet Praxisdaten ausschließlich auf Grundlage eines gesondert zu schließenden Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV).
(2) Der Anbieter verpflichtet seine Mitarbeitenden zur Wahrung der Schweigepflicht nach § 203 StGB.
(3) Für KI-Funktionen setzt der Anbieter einen sorgfältig ausgewählten Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in Deutschland ein. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter erhält die Praxis mit Vertragsschluss; Änderungen kündigt der Anbieter vorab an, der Praxis steht ein Widerspruchsrecht zu.
18. IT-Sicherheit
(1) Das Hosting erfolgt in der Europäischen Union beziehungsweise in Deutschland. Übertragungen werden verschlüsselt.
(2) Der Anbieter meldet der Praxis Sicherheitsvorfälle, die Praxisdaten betreffen, unverzüglich.
19. Vertraulichkeit
Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie ausschließlich zur Vertragsdurchführung. Dies gilt über das Vertragsende hinaus.
20. Referenznennung
Der Anbieter darf die Praxis nur mit deren vorheriger Zustimmung als Referenz nennen.
21. Änderungen dieser AGB
(1) Änderungen dieser AGB teilt der Anbieter der Praxis mindestens sechs Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform mit. Die Praxis kann der Änderung widersprechen; bei Widerspruch bleiben die bisherigen Bedingungen maßgeblich, und beide Parteien können den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.
(2) Eine einseitige Änderung der vereinbarten Hauptleistungen ist ausgeschlossen.
22. Schlussbestimmungen
(1) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.
(2) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.